การจัดเบรคประชุมที่ดีควรเป็นอย่างไร สรุปทุกเรื่องที่คนจัดประชุมต้องรู้

การจัดประชุมหรือสัมมนาเป็นกิจกรรมสำคัญในการดำเนินธุรกิจและองค์กรสมัยใหม่ เป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น วางแผนกลยุทธ์ และสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วม ด้วยเหตุนี้ การจัดประชุมจึงได้รับความนิยมอย่างต่อเนื่อง 

นอกจากการเตรียมหัวข้อประชุมให้น่าสนใจ เตรียมสถานที่และสื่อต่าง ๆ ให้เรียบร้อยแล้ว อีกหนึ่งสิ่งที่ผู้จัดประชุมต้องให้ความสำคัญไม่แพ้เรื่องอื่นเลย ๆ ก็คือการจัดเบรคประชุม เพราะเป็นช่วงเวลาที่ช่วยเพิ่มความสัมพันธ์และสร้างความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมได้อย่างมาก

ทำไมต้องมีการจัดเบรคประชุม

การจัดเบรคประชุม คือ การจัดช่วงเวลาพักระหว่างการประชุม หรือสัมมนา เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้พักผ่อน รับประทานอาหารว่าง และเครื่องดื่ม รวมถึงทำธุระส่วนตัว การจัดเบรคมีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้ผ่อนคลายความตึงเครียด ฟื้นฟูสมาธิ และเพิ่มพลังงานสำหรับช่วงการประชุมต่อไป นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสในการสร้างเครือข่ายและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นต่าง ๆ ซึ่งอาจนำไปสู่ความคิดสร้างสรรค์ และความร่วมมือใหม่ ๆ ด้วย

การจัดเบรคประชุมที่ดีควรเป็นอย่างไร

การจัดเบรคประชุมที่ดีควรคำนึงถึงความสะดวกสบายและความต้องการของผู้เข้าร่วม มีการจัดอาหารว่างงานสัมมนาและเครื่องดื่มที่มีคุณภาพ หลากหลาย และเพียงพอ สถานที่พักสะอาด สะดวก และมีบรรยากาศผ่อนคลาย โดยระยะเวลาเบรคจะต้องไม่สั้น หรือยาวเกินไป และควรมีกิจกรรมเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมด้วย

ควรจัดเบรคประชุมตอนไหนดี

แนะนำให้จัดเบรคหลังจากการประชุมผ่านไปแล้วประมาณ 1.5-2 ชั่วโมง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้พัก ย่อยข้อมูลต่าง ๆ ที่ประชุมกัน และฟื้นฟูสมาธิให้กลับมาพร้อมสำหรับเนื้อหาในหัวข้อถัดไป

ขนมพักเบรค (Snack box) ตัวช่วยสำคัญที่ทำให้การจัดเบรคประชุมราบรื่น

ขนมพักเบรค หรือ Snack box เป็นองค์ประกอบสำคัญที่หลายคนอาจมองข้าม แต่แท้จริงแล้วเป็นสิ่งที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาเฝ้ารอคอย การเตรียม Snack box ที่มีหน้าตาน่ารับประทาน รสชาติอร่อย และมีความหลากหลาย จะช่วยสร้างความประทับใจและเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ผู้เข้าร่วมงานได้อย่างมาก

นอกจากนี้ Snack box ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดเตรียมและแจกจ่ายอาหารว่าง ทำให้การจัดเบรคเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

12 ขั้นตอนการจัดเบรคประชุมให้ถูกใจผู้เข้าร่วมสัมมนา

สำหรับผู้ที่กำลังวางแผนจัดงานประชุมหรือสัมมนาและไม่แน่ใจว่าจะจัดเบรคประชุมอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ เรามีขั้นตอนการจัดเบรคประชุมง่าย ๆ 12 ขั้นตอนมาแนะนำ ลองนำไปปรับใช้เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วมงาน จะน่าสนใจแค่ไหน ตามไปดูกันเลย!

1. กำหนดช่วงเวลาการจัดเบรคประชุมให้เหมาะสม

การกำหนดช่วงเวลาเบรคที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการจัดประชุมหรือสัมมนา โดยทั่วไป ช่วงเวลาเบรคควรมีความยาวประมาณ 15-30 นาที ขึ้นอยู่กับความยาวของการประชุมโดยรวม ไม่ควรสั้นหรือนานจนเกินไป เพราะอาจส่งผลต่อกำหนดการและสมาธิของผู้เข้าร่วม ที่สำคัญ ควรเผื่อเวลาสำหรับการทำธุระส่วนตัว การรับประทานอาหารว่าง และการพูดคุยสั้น ๆ ระหว่างผู้เข้าร่วมด้วย

2. เลือกสถานที่จัดเบรคที่สะดวกสบาย

การเลือกสถานที่จัดเบรคที่เหมาะสมมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าการเลือกห้องประชุม สถานที่ควรมีขนาดเพียงพอสำหรับจำนวนผู้เข้าร่วมทั้งหมด มีการระบายอากาศที่ดี และแสงสว่างเพียงพอ ควรให้ความสำคัญกับพื้นที่สำหรับนั่งรับประทานขนมพักเบรคและพูดคุย โดยจัดให้มีโต๊ะและเก้าอี้ที่สะดวกสบาย หรือมุมนั่งเล่นที่ผ่อนคลาย นอกจากนี้ควรคำนึงถึงความสะดวกในการเข้าถึง เช่น อยู่ใกล้กับห้องน้ำและห้องประชุม เพื่อลดเวลาในการเดินทางของผู้เข้าร่วม

3. เช็กข้อจำกัดการรับประทานอาหารของผู้ร่วมสัมมนาให้ดี

การตรวจสอบข้อจำกัดด้านอาหารของผู้เข้าร่วมสัมมนาเป็นขั้นตอนสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ควรให้ความสำคัญทั้งกับความชอบส่วนบุคคลและข้อจำกัดด้านสุขภาพ เช่น การแพ้อาหาร โรคประจำตัว หรือข้อจำกัดทางศาสนา วิธีที่ดีที่สุดคือการทำแบบสอบถามสั้นๆ ก่อนการจัดงาน โดยถามเกี่ยวกับอาหารที่แพ้ อาหารที่หลีกเลี่ยง และความต้องการพิเศษอื่นๆ เช่น อาหารมังสวิรัติ อาหารฮาลาล หรืออาหารที่ปราศจากกลูเตน การเตรียมการล่วงหน้าเช่นนี้จะช่วยให้สามารถจัดเตรียมอาหารว่างที่เหมาะสมสำหรับทุกคน แสดงถึงความใส่ใจและมืออาชีพของผู้จัดงาน

4. เตรียม Snack Box ที่อร่อย ทานง่าย

การเตรียม Snack Box ที่อร่อยและทานง่ายเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุม ควรเลือกอาหารว่างที่มีรสชาติดี สดใหม่ และมีคุณค่าทางโภชนาการ อาหารควรเป็นชิ้นขนาดพอดีคำ ไม่เลอะเทอะ และไม่ต้องใช้อุปกรณ์ในการรับประทานมากนัก เช่น แซนด์วิชขนาดพอดี, ผลไม้ตัดเป็นชิ้นพอดีคำ, มินิพาย หรือคุกกี้ 

นอกจากนี้ควรคำนึงถึงความสะดวกในการเก็บรักษาและการแจกจ่าย โดยเลือกบรรจุภัณฑ์ที่แข็งแรง สะอาด และเปิดง่าย การจัดวางอาหารในกล่องควรมีความสวยงาม น่ารับประทาน เพื่อสร้างความประทับใจตั้งแต่แรกเห็น

5. การจัดอาหารว่างงานสัมมนาที่ดี ควรมีเมนู Snack Box ให้เลือกหลากหลาย

การจัดเตรียม Snack Box ที่มีความหลากหลายเป็นสิ่งสำคัญในการตอบสนองความต้องการของผู้เข้าร่วมประชุมที่มีความแตกต่างกัน ควรมีตัวเลือกที่หลากหลายทั้งรสชาติและประเภทของอาหาร เช่น อาหารคาวและหวาน อาหารเบรคเพื่อสุขภาพ ขนมขบเคี้ยว รวมถึงตัวเลือกสำหรับผู้ที่มีข้อจำกัดทางอาหาร เช่น อาหารมังสวิรัติ อาหารสำหรับผู้ที่ไม่ทานเนื้อหมู เนื้อวัว เมนูสำหรับผู้ที่แพ้อาหารทะเล หรืออาหารที่เหมาะกับผู้ที่รักสุขภาพ เป็นต้น

นอกจากนี้ควรคำนึงถึงความชอบของแต่ละช่วงวัย โดยอาจเพิ่มตัวเลือกที่เป็นที่นิยมในกลุ่มคนรุ่นใหม่ เช่น ขนมเพื่อสุขภาพ หรืออาหารว่างที่มีความแปลกใหม่ ในขณะเดียวกันก็ยังคงมีตัวเลือกที่เป็นที่คุ้นเคยสำหรับผู้เข้าร่วมทุกวัย การมีเมนูที่หลากหลายจะช่วยสร้างความประทับใจและความพึงพอใจให้กับผู้เข้าร่วมทุกคน

6. อย่าลืมให้ความสำคัญกับเครื่องดื่ม

เครื่องดื่มเป็นส่วนสำคัญของการจัดเบรคประชุมที่ไม่ควรมองข้าม ควรจัดเตรียมเครื่องดื่มที่หลากหลายเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้เข้าร่วมทุกคน เช่น น้ำดื่มสะอาด เครื่องดื่มร้อน เช่น กาแฟ โอวัลติน และชาชนิดต่าง ๆ รวมถึงเครื่องดื่มเย็นอย่างน้ำผลไม้หรือน้ำอัดลม 

7. จัดเตรียมอุปกรณ์อำนวยความสะดวกให้พร้อม

การจัดเตรียมอุปกรณ์อำนวยความสะดวกที่เพียงพอและเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วมประชุม โดยเฉพาะอุปกรณ์ที่ใช้ในการรับประทานอาหาร ควรจัดเตรียมแก้วน้ำที่สะอาดและเพียงพอสำหรับเครื่องดื่มทุกประเภท จานหรือกระดาษรองสำหรับวางอาหาร ช้อนส้อมหรือตะเกียบสำหรับอาหารที่ต้องใช้ และผ้าเช็ดมือหรือกระดาษทิชชู 

นอกจากนี้ควรมีถังขยะที่เพียงพอและวางในตำแหน่งที่สะดวกต่อการใช้งาน อาจพิจารณาจัดเตรียมอุปกรณ์เสริมอื่นๆ เช่น ที่เปิดขวด หลอดดูดสำหรับเครื่องดื่ม หรือถุงมือใช้แล้วทิ้งสำหรับหยิบจับอาหาร การจัดเตรียมอุปกรณ์เหล่านี้อย่างครบครันจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถรับประทานอาหารและเครื่องดื่มได้อย่างสะดวกสบาย

8. ดูแลความสะอาดของสถานที่จัดงานสัมมนา

การรักษาความสะอาดของสถานที่จัดงานสัมมนาเป็นสิ่งสำคัญที่ส่งผลโดยตรงต่อความประทับใจและความสบายใจของผู้เข้าร่วม ควรมีการทำความสะอาดพื้นที่ทั้งหมดอย่างทั่วถึงก่อนเริ่มงาน โดยเฉพาะบริเวณที่มีการจัดวางอาหารและเครื่องดื่ม ระหว่างการจัดงาน ควรมีทีมงานคอยดูแลความสะอาดอย่างต่อเนื่อง เช่น การเก็บภาชนะที่ใช้แล้ว การเช็ดโต๊ะ และการกวาดพื้น 

นอกจากนี้ควรจัดให้มีจุดล้างมือหรือเจลแอลกอฮอล์สำหรับทำความสะอาดมือในบริเวณใกล้เคียง การดูแลความสะอาดอย่างสม่ำเสมอไม่เพียงแต่จะช่วยสร้างบรรยากาศที่น่าอภิรมย์ แต่ยังแสดงถึงความใส่ใจและความเป็นมืออาชีพของผู้จัดงานอีกด้วย

9. ตกแต่งสถานที่นั่งพักผ่อนให้สวยงาม

การตกแต่งสถานที่นั่งพักผ่อนให้สวยงามเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในช่วงเบรคประชุม การจัดสถานที่ควรคำนึงถึงความสวยงามควบคู่ไปกับความสะดวกสบาย อาจใช้โทนสีที่สบายตาและสอดคล้องกับธีมของงาน จัดวางเฟอร์นิเจอร์ให้เป็นระเบียบและสะดวกต่อการใช้งาน เพิ่มความสดชื่นด้วยต้นไม้หรือดอกไม้ประดับ หากเป็นไปได้ ควรจัดให้มีแสงธรรมชาติหรือแสงไฟที่นุ่มนวล สร้างบรรยากาศผ่อนคลาย อาจเพิ่มมุมถ่ายภาพหรือป้ายต้อนรับที่สวยงามเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เก็บภาพความประทับใจ 

10. สร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง

การสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองในช่วงเบรคประชุมเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์และการสร้างเครือข่ายระหว่างผู้เข้าร่วม ควรจัดพื้นที่ให้เอื้อต่อการพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เช่น การจัดโต๊ะแบบกลุ่มเล็ก ๆ หรือมุมนั่งเล่นที่สบาย ๆ อาจเปิดเพลงบรรยากาศเบา ๆ เพื่อสร้างความผ่อนคลาย แต่ควรระวังไม่ให้ดังเกินไปจนรบกวนการสนทนา

11. เตรียมกิจกรรมสนุกๆ ทำระหว่างเบรค เพื่อสร้างความสัมพันธ์

การเตรียมกิจกรรมสนุก ๆ ระหว่างเบรคเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความสัมพันธ์และเพิ่มพลังงานให้กับผู้เข้าร่วมประชุม กิจกรรมควรเป็นสิ่งที่ทำได้ง่าย ใช้เวลาไม่นาน และสามารถมีส่วนร่วมได้ทุกคน เช่น เกมทายปัญหาสั้น ๆ, กิจกรรม ice-breaking แบบเร็ว, การแข่งขันเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม หรืออาจจัดมุมถ่ายภาพสนุก ๆ เป็นต้น 

12. เก็บ Feedback เพื่อนำไปปรับปรุงในครั้งต่อไป

การเก็บ Feedback จากผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับช่วงเบรคเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้การจัดงานในครั้งต่อไปมีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรจัดทำแบบสอบถามสั้น ๆ ที่ง่ายต่อการตอบ โดยถามความคิดเห็นเกี่ยวกับคุณภาพของอาหารและเครื่องดื่ม ความเหมาะสมของเวลาและสถานที่ และข้อเสนอแนะเพิ่มเติม อาจใช้วิธีการเก็บข้อมูลแบบออนไลน์ผ่าน QR Code หรือแบบสอบถามกระดาษที่วางไว้ในจุดที่สะดวก 

นอกจากนี้ ควรสังเกตปฏิกิริยาและความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมระหว่างช่วงเบรคด้วย การนำ Feedback เหล่านี้มาวิเคราะห์และปรับปรุงจะช่วยยกระดับคุณภาพของการจัดเบรคประชุมในครั้งต่อไป และแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจและความมุ่งมั่นในการพัฒนาคุณภาพการจัดงานอย่างต่อเนื่อง

สั่ง Snack Box จัดเบรคประชุม จัดอาหารว่างงานสัมมนา กับ Miss Mamom ได้แล้ววันนี้

จะเห็นได้ว่า การจัดเบรคประชุมที่ดีไม่ใช่เรื่องง่ายเลย มีหลายสิ่งที่ผู้จัดงานจะต้องให้ความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็น การเลือกสถานที่ในพักเบรค การเตรียมอุปกรณ์อำนวยความสะดวกต่าง ๆ รวมถึงการจัดอาหารว่างงานสัมมนาให้อร่อย น่ารับประทาน และถูกใจทุกคน การเตรียมความพร้อมตั้งแต่เนิ่น ๆ ทำแบบสอบถามผู้เข้าร่วมงานเกี่ยวกับข้อจำกัด หรือความชอบในการรับประทานอาหารก่อน ก็จะช่วยให้คุณจัดเบรคประชุมได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

Miss Mamon เป็นร้านขนมที่มีบริการ Snack Box ที่เหมาะสำหรับงานจัดเบรคประชุม สัมมนา ทั้งคาวและหวาน พาย ครัวซองต์ แซนวิช ที่สำคัญได้อร่อยกับมาม่อนเค้กสูตรต้นตำรับในกล่อง พร้อมเบเกอรี่และเครื่องดื่มหลากหลายให้เลือก การันตีคุณภาพความอร่อยด้วยประสบการณ์กว่า 20 ปี อบสดใหม่ตามออเดอร์ ไม่มีขนมค้าง ใช้วัตถุดิบคุณภาพดีไม่ใส่สารกันสาร พร้อมบริการจัดส่งถึงสถานที่จัดงาน ในราคาเริ่มต้นเพียงกล่องละ 35 บาท หรือเลือกเป็นชิ้นจัดได้ยืดหยุ่นตามงบประมาณ

สำหรับท่านใดที่สนใจ สามารถสั่งซื้อโดยตรงที่ Miss Mamon สาขาใกล้บ้าน หรือสั่งออนไลน์ผ่าน Line OA @snackboxmamon หรือเบอร์โทรศัพท์ 094-545-1441 หรือสั่งผ่านช่องทาง Delivery ที่สะดวกได้เลย รับรองว่าการสั่ง Snack Box จาก Miss Mamon จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับครอบครัวผู้จัดงาน ทำให้งานศพดำเนินไปอย่างราบรื่นและสมเกียรติแก่ผู้ล่วงลับแน่นอน!how-to-prepare-the-meeting-break